50 приложений для эффективной организации удалённой работы

Сейчас миллионы людей приспосабливаются к работе на дому из-за вынужденной самоизоляции, связанной с COVID-19. Они должны работать в совершенно новых для себя условиях, поэтому перестроиться и максимизировать свою производительность за пределами офиса может быть очень непросто.

Но есть ряд программных продуктов, которые могут решить проблему. В этом посте мы рассмотрим 50 инструментов и приложений, которые помогут значительно оптимизировать рабочий процесс, и гарантировать, что вы сможете выполнять задачи в своём домашнем офисе (или за кухонным столом, или в кровати… где угодно).

Взгляните на этот список — там обязательно найдётся несколько полезных инструментов и приложений, которых вам, возможно, не хватает.

Управление проектами/Таск трекинг

 

1. Trello

Trello — это инструмент, который отображает ваши проекты и задачи на специальных досках. Это позволяет всегда быть в курсе того, кто и над чем работает, каков текущий статус выполнения задач и многое другое. Trello поможет оптимизировать работу как с линейными списками задач, так и с крупными проектами и большими командами.

2. Asana

Asana помогает вам создавать, назначать и управлять задачами. Она позволяет поместить каждую задачу в собственный контекст и в контекст проекта, с которым она связана. Благодаря этому вы можете письменно обсуждать задачу с членом команды не теряя контекста. Это помогает поддерживать конструктивную беседу. Вы также можете загружать или экспортировать файлы с компьютера, Google Диска, Dropbox и других облачных хранилищ.

3. Assembla

Assembla — это система управления проектами для удалённых команд и фрилансеров. Она позволяет централизованно, в рамках единой платформы, управлять командами, кодом, интеграцией, отчётами и процессами обеспечения безопасности.

4. Basecamp

Basecamp — один из лучших инструментов для организации работы удалённых команд. Он используется для управления проектами, планирования, проведения встреч, для контроля ответственности, документирования и полного мониторинга процессов на базе единой платформы.

5. Podio

Podio — отличный вариант для организации задач и выполнения работы. Он обеспечивает прозрачность и контроль индивидуальной ответственности, необходимые для эффективной командной работы, и позволяет людям организовывать и отслеживать задачи в одной простой в использовании панели управления.

6. Taskworld

Taskworld позволяет управлять вашими проектами без лишних заморочек, отслеживает задачи и облегчает совместную работу в нескольких проектах.

7. SmartSheet

SmartSheet можно использовать для отслеживания и управления различными видами работ для больших и малых групп, от стартапов до корпораций.

8. Monday

Monday предлагает новый способ управления вашими проектами и рабочим процессом. Он помогает командам планировать задачи вместе и выполнять проекты точно в срок. Завести свою команду на эту платформу так же просто, как отправить электронное письмо. Ваши сотрудники сразу же привыкнут к инструменту, как только начнут использовать его.

9. Wrike

Wrike — идеальный инструмент управления проектами для больших команд. В нём реализованы такие функции, как диаграммы Ганта, распределение рабочей нагрузки для оптимизации ресурсов, настраиваемые панели мониторинга, структурирование по папкам, проектам и автоматическое назначение задачи в зависимости от ее статуса.

10. MeisterTask

MeisterTask — это интерактивный инструмент управления задачами для команд. Вы можете использовать MeisterTask для организации и управления проектами в красиво оформленной, настраиваемой среде, которая адаптируется к индивидуальным потребностям команды. Доски проектов в стиле Kanban позволяют командам создавать оптимизировать и автоматизировать рабочие процессы, выполняя больше работы вместе.

11. nTaskmanager

От создания чеклистов до управления проектами, совместной работы с проектными командами, планирования совещаний, обмена файлами и многого другого — nTask позволяет вам делать всё из коробки.

12. Jira

Jira создана для того, чтобы каждый член вашей команды разработчиков программного обеспечения мог планировать, отслеживать рабочий процесс и выпускать качественные релизы.

Рабочий и технический процесс

 

13. Workfront

Разрабатываете ли вы новые продукты, пытаетесь ли внедрить новые технологии или создаёте глобальные маркетинговые кампании, Workfront предоставляет единую централизованную платформу приложений для обмена идеями, создания контента, управления процессами и выполнения работы на высшем уровне.

14. Airtable

Команды используют Airtable, чтобы организовать свою работу и двигаться к поставленным целям. Это универсальная платформа для совместной работы, которая сочетает в себе гибкость интерфейса электронных таблиц с множеством таких функций, как вложения файлов, стеки карт Kanban, формы, календари и отчёты.

15. Paymo

Paymo — это платформа для управления рабочим процессом, которая объединяет управление задачами, планирование, тайм-трекинг и выставление счетов для своевременной доставки обновлений и программных продуктов.

16. Scoro

Scoro предоставляет все инструменты, необходимые вашей команде для полноценного управления вашим бизнесом и работой: управление проектами, планирование и отслеживание рабочего процесса, доски и списки задач, база данных контактов и CRM, подготовка и выставление счетов, расширенные отчёты, информационные панели в реальном времени и многое другое.

17. Kissflow

Kissflow обеспечивает полное управление процессами, всё в одной интеллектуальной и легко интегрируемой платформе, где любой член команды может создать автоматизированный процесс и доску проектов, управлять потоком задач и сотрудничать по рабочим вопросам с коллегами.

Командное взаимодействие и корпоративные мессенджеры

 

18. Slack

Slack — это инструмент для обмена мгновенными сообщениями, дистанционного общения команд и удалённых работников. Он имеет отличный функционал для управления проектами, назначения команд, планирования релизов и запусков, просмотра информации о сотрудниках и продажах.

19. Aircall

Aircall — облачная АТС, позволяет командам поддерживать гибкость и оставаться на связи — даже когда все находятся на расстоянии.

20. Dropbox

Dropbox — это облачная платформа для хранения и обмена файлами, где вы можете хранить файлы, документы, изображения и видео и делиться ими с другими. Идеально подходит для сотрудничества с удалёнными командами и сотрудниками.

21. Skype

Skype является наиболее часто используемым профессиональным средством коммуникации и обмена мгновенными сообщениями. Малые и крупные компании используют Skype для эффективного общения со своими сотрудниками — как в офисе, так и удалённо — посредством видеочата, обмена мгновенными сообщениями, голосовых вызовов и многого другого.

22. Workplace By Facebook

Workplace от компании Facebook даёт вашей организации возможность подключить всех сотрудников к одной сети и использовать такие инструменты, как группы, мгновенные сообщения и новостная лента.

23. Pukkateam

Это решение для больших команд, разбросанных по всему зданию, или удалённых команд, работающих из дома в разных городах. PukkaTeam поддерживает коммуникацию, воссоздает атмосферу офиса и помогает удалённым работникам чувствовать себя частью офисного сообщества.

24. Zoom

Zoom в основном используют для видеоконференций и прочих форматов группового общения онлайн. Это идеальная альтернатива Google Hangouts на случай, когда вам нужно большее количество людей, которые должны одновременно участвовать в беседе.

25. Float

Float — это инструмент планирования и управления ресурсами, который используют многие компании для назначения и распределения задач между сотрудниками удалённых команд, а также для отслеживания рабочего процесса и хода выполнения проектов.

26. Zenkit

ZenKit — это «инструмент коллективной работы, который растёт вместе с вами» и включает функции для постановки задач, совместной работы и многого другого.

27. FunRetro

Вы можете сотрудничать со своей удалённой командой и двигаться в правильном направлении, используя этот простой, интуитивно понятный и полезный инструмент.

28. Glip

Glip — это бесплатное приложение для совместной работы, которое включает в себя функцию обмена сообщениями, групповой видеочат и управление задачами для улучшения командной работы.

29. Join.me

Join.me — это бесплатный инструмент для совместного использования экрана, веб-конференций и онлайн-собраний для организации быстрых встреч с удалёнными сотрудниками и командами.

30. Jell

Jell — это профессиональная социальная сетевая платформа для удалённых команд.

Продуктивность и аналитика

 

31. Evernote

Evernote — отличное решение для создания заметок при работе с распределённой командой. Вы можете организовывать все свои заметки и автоматически синхронизировать их на всех своих устройствах.

32. Noisli

Noisli генерирует фоновые звуки, которые помогают маскировать раздражающие шумы, чтобы держать ваш ум свежим, улучшить концентрацию внимания и повысить производительность труда.

33. Focus Booster

Используя Focus Booster, вы можете лучше разобраться, как вы используете своё время, и в результате максимизировать свою производительность.

34. I Done This

Этот инструмент ведёт учёт ежедневных достижений и хода выполнения задач для всех членов вашей команды и рассылает утренние информационные сообщения с отчетами об эффективности на email каждого сотрудника.

35. Todoist

Todoist позволяет создавать проекты, добавлять заметки и загружать файлы, устанавливать напоминания, флажки и отслеживать производительность на специальных графиках.

36. Mindmeister

MindMeister — это онлайн-инструмент для составления майндмэпов, что позволяет представить идеи визуально, а затем развивать и обмениваться ими.

37. Brain.fm

Музыка для улучшения концентрации, для медитации и сна. Точно так же, как визуальный дизайн офиса или спальни должен улучшать их функциональность, музыка, которую вы слушаете, должна также способствовать достижению ваших целей.

38. Weekdone

Weekdone даёт вам понимание того, что происходит в вашей команде, помогая вам отслеживать и сообщать о результатах работы. Можно отслеживать еженедельный прогресс, оставлять отзывы и таким образом вместе двигаться к цели.

Тайм менеджмент

 

39. RescueTime

RescueTime работает на вашем компьютере, телефоне и планшете в фоновом режиме, чтобы показать вам, как именно вы проводите своё время (вручную ничего вводить не требуется).

40. Worldtimebuddy

Worldtimebuddy — это инструмент для удалённой работы с конвертером времени для распределённых команд. Его дизайн позволяет людям сопоставлять несколько часовых поясов, планировать конференц-звонки и веб-встречи для бизнеса.

41. Toggl

Toggl — это простой инструмент для отслеживания времени. Разбейте свои часы по проектам, клиентам и задачам, чтобы узнать, что приносит вам деньги, а что тормозит ваш прогресс.

42. Accelo

Функция автоматического учёта времени в Accelo без труда фиксирует время, потраченное на выполнение задач.

43. Doodle

Doodle помогает вам сосредоточиться на реальной работе, быстро и просто решая трудоёмкие задачи, такие как планирование и организация встреч.

44. Calendly

Calendly — это мощный, но в то же время простой инструмент автоматического планирования, который снижает необходимость общаться для этого с другими, позволяя работать более организованно и эффективно.

Другие полезные инструменты

 

45. PivotalTracker

PivotalTracker позволяет предприятиям работать с удалёнными клиентами и сотрудниками. Он имеет уникальную функцию автоматического планирования, которая делает процесс планирования проще и эффективнее.

46. GitHub

GitHub — это инструмент для разработчиков, который также можно рассматривать как инструмент повышения производительности для удалённых сотрудников и команд.

47. Workfrom

Хотя это не совсем по теме, Workfrom помогает вам найти места для работы, в том числе платные и бесплатные общественные места, такие как библиотеки, кофейни и кафе.

48. Confluence

Confluence — это платформа для удалённых команд, которая обеспечивает совместную работу и прозрачность внутри всех групп.

49. 1Password

1Password запоминает все ваши пароли, чтобы обеспечить безопасность ваших учетных записей.

50. Passpack

Passpack предоставляет все инструменты, которые нужны командам и отдельным сотрудникам для безопасной организации совместной работы и хранения паролей с надежным шифрованием и административным контролем.

Теперь в ваших руках 50 инструментов, которые помогут оптимизировать рабочий процесс в режиме хоум-офис. Надеюсь, среди них нашлась пара-тройка инструментов, которые вы заберёте себе.

Какие ошибки делают руководители на удалёнке

как работать на удаленке на компьютере
Главная ошибка — класть болт на подчиненных, задач не давать, в отпуск не отправлять, но и не увольнять. И сидишь ты и ждешь, что же с тобой будет. Вторая ошибка — корявая формулировка задач или ее полное отсутствие. Догадайся, мол, сам, что от тебя хотят. Третья — ставить задачи где угодно, кроме предназначенного для этого софта. Лучше всего — устно, чтоб потом можно было переиграть, а исполнитель ничего доказать не смог.

 

 Я не разработчик, а менеджер. Меня некоторое время учили управлять людьми, а потом я погрузилась в мрачный мир разработки, где всё идёт не так, как говорят в университете. Сейчас я руковожу практикой управления жизненным циклом программного обеспечения и хочу рассказать несколько, возможно, важных для тимлидов и ПМ’ов вещей, которые касаются перехода на удалёнку. Потому что в наших командах люди было уже начинали так косячить. А потом покажу и расскажу про наш стек автоматизации для удалёнки, и о том, как мы аппрувим релизы из чатов на телефоне одной кнопкой, а не поднимая VPN в защищённый периметр, и это ускорило согласования, и это помогает согласовывать день в день.

Первый совет — хватит доставать своих людей! Continue reading

Как подключиться к чужой конференции в Zoom?

Чтобы присоединиться к конференции, не обязательно создавать аккаунт. А если вы используете компьютер, то можете даже обойтись без приложения Zoom. В любом случае сначала нажмите на пригласительную ссылку — она откроется в браузере. Если программа Zoom установлена, браузер предложит её запустить. Согласитесь — и подключитесь к конференции автоматически. Если программа не установлена, браузер предложит её загрузить. На компьютере от этого можно отказаться. Кликните «нажмите здесь», а затем «начните из браузера». В таком случае конференция запустится в прямо в браузере, и вы станете её участником. Continue reading

Как настроить Zoom для проведения конференций по удаленке

Что такое Zoom и как он работает

Скачать инструкцию по работе с Zoom для преподавателей

Основное назначение Zoom — проведение видеоконференций, причём приложение обеспечивает поддержку видеопотока в HD качестве и одновременное подключение к беседе до ста участников. Также пользователи любят эту программу за возможность совместного использования экрана и создания чатов, где можно не только прикреплять различные вложения, но и работать с такими популярными облачными сервисами, как Google Disc и Dropbox. Кроме того, приложение позволяет открывать доступ к экрану мобильного устройства (функция расшаривания). Из дополнительных фишек имеется также функция «поднятия руки» во время беседы для того, чтобы задать вопрос. Но, несмотря на хороший функционал, у «Зума» большие проблемы в обеспечении конфиденциальности пользователей. Так, приложение не поддерживает сквозное шифрование данных и имеет другие серьёзные бреши в системе безопасности, которые возникали как раз по причине добавления некоторых функций.Облачный сервис Zoom поможет организовать дистанционное проведение видеоконференций, удаленное групповое и индивидуальное обучение, тренинги, онлайн-встречи и многое другое. Из этого материала вы узнаете, как быстро настроить и запустить видео обучение на своем компьютере. Continue reading

Удаленка как угроза

Среди сценариев, как будет выглядеть мир после пандемии, я не видел одного. Очень грозного и максимально вероятного.

Если вкратце: для существенного числа москвичей это будет потеря работы. Давайте медленно скажу: удаленка ударит по тем, кто привык работать абы как, потому что где они еще такого найдут. А больше всего таких, очевидно, в Москве.

Теперь детальнее. Большинство компаний смотрит на работу из дома как на возможность экономии на офисе. Поэтому, собственно, этот способ организации труда и не был таким популярным: не такая уж важная статья расходов, чтобы ради нее все переделывать.

Но скоро до них дойдет одна простая истина: настоящий выигрыш от удаленки не в этом. Бронебойный плюс от нее — широта воронки при найме людей, диапазон кандидатов на кастинг.

Компании же, в среднесрочной перспективе, резко улучшат качество кандидатов на свои рабочие места. Потому что именно кастинг в удаленке меняет все.

Например, мотивацию. Потому что пока ты ищешь работников среди москвичей, у тебя должен быть либо HR-бренд размером с Эверест, либо к тебе придут те, кто живет в радиусе пары остановок общественного транспорта. Выбор узкий, а увольнять болезненно — кого ты еще наберешь.

Удаленная работа позволяет нанимать голодных, жадных до работы и карьерного роста людей из провинции, которые уперлись в потолок в своем небольшом городке. Пока им были доступны только узкие ниши типа преподавания, колл-центров и бухгалтерии, но тектонический сдвиг из-за коронавируса откроет доступ для сотен профессий.

В Skyeng 15 000 талантливых, усидчивых и мотивированных учителей забрали кусок хлеба у столичных репетиторов английского, не желающих (заслуженно, заслуженно) зарабатывать менее 3000 в час. Еще больше работы забрали у москвичей на площадках типа «Ваш репетитор». И будут забирать дальше. Достойный по региональным меркам доход — великолепный мотиватор для «дальнего Подмосковья» от Сахалина до Гродно.

А еще, например, это немного меняет распределение денег в стране. Если текущая политическая система забирает все деньги из регионов наверх, то удаленка маленькими ручейками отправляет их обратно.

Именно удаленка дает возможность уравнивать грейды зарплаты не по принципу «в столице тупо платят больше», а по реальным заслугам.

Оптимистично? Пока да, если вы не москвич. Но… Погодите.

А в чем разница между границами областей страны и государственными границами? Ну, то есть что мешает людям из еще более бедных стран претендовать на рабочие места «больших белых людей»?

Мотивации у них побольше, шансов на приличную карьеру меньше. Огромная темная туча желающих изо всех сил трудиться — это не иллюзорная угроза. Это реальность. Нас, условный «золотой миллиард», от них отделяет, пожалуй, одно: образование, включающее и знание языка.

Давайте представим себе мир, в котором 7 миллиардов человек знают русский язык и закончили нормальную школу. Сколько бы из нас, граждан России, сохранило свою работу в этом мире? Бьюсь об заклад, мы бы чувствовали эту угрозу всем телом. Как сейчас, в дни карантина, чувствуем ее, даже не полностью понимая природу опасности.

Правда, курс доллара и цена нефти в конце марта 2020-го делают российскую рабочую силу не менее привлекательной с точки зрения мировых работодателей. А это значит, что шаг за шагом наши граждане начнут понимать, что можно работать не в каморке соседнего офисного здания класса «Г».

В конце 1990-х офшорное программирование в Новосибирске сделало там невероятно популярными профессии, связанные с программированием и администрированием. Все видели разницу между теми, кто живет на $200 и кто на $2000 зарплаты.

По мере роста числа людей, получающих нормальную работу и приличную оплату на удаленке, с криком «не дурней других» это будут делать все больше и больше людей.

Из регионов — в столицу, из России — в мир. Пластичность рабочей массы станет намного выше. Одно останется неизменным: барьер на этом пути — образование. Это останется единственным цензом, а не география или цвет кожи.

Вот что несут за собой нынешние трансформация и карантин.

snob.ru